MAIL SERVER

1.    Pengertian Mail Server

    Email merupakan sebuah layanan pengiriman surat elektronik yang dikirim melalui internet. Email dikirim dari suatu alamat email yang terdapat pada sebuah mail server kepada alamat email yang lainnya yang terdapat pada mail server yang sama maupun pada mail server yang berbeda. Email dapat dianalogikan dengan kotak surat yang ada di kantor POS sedangkan server email dapat diibaratkan sebagai kantor POS. Dengan analogi ini sebuah mail server dapat memiliki banyak account email yang ada didalamnya. Untuk mengirim sebuah email dari alamat email yang satu ke alamat email yang lain digunakan sebauh protocol (aturan) yaitu Simple Mail Transfer Protocol SMTP. Protocol SMTP telah menjadi aturan dasar yang disepakati untuk pengiriman email. Dengan demikian semua software email server pasti mendukung protokol ini. SMTP merupakan protokol yang digunakan untuk megirim email (komunikasi antar mail server), dan tidak digunakan untuk berkomunikasi dengan client. Sedangkan untuk client, digunakan protokol imap imaps pop3 pop3s Supaya sebuah mail server dapat di akses oleh cliet, dikembangkan sebuah aplikasi dimana client dapat mengakses email dari sebuah email server. IMAP adalah sebuah aplikasi pada layer Internet protokol yang memungkinkan client untuk mengakses email yang ada di server. Selain IMAP ada juga POP3 yang fungsinya sama dengan imap, akan tetapi memiliki karakteristik yang berbeda dalam cara pengaksesan pada server.
2.    Sejarah mail server
Sejarah mail server yaitu sebelumnya dikenal sebagai VMailer dan IBM Secure Mailer, itu pada awalnya ditulis oleh Wietse Venema selama tinggal di IBM Thomas J. Watson Research Center, dan terus dikembangkan secara aktif hari ini. Postfix pertama kali dirilis pada pertengahan tahun 1999. Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai Negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.
3.    Program-program Email
Secara umum program atau aplikasi email diklasifikasikan menjada tiga klasifikasi yaitu:
a. Mail Transfer Agent (MTA), Mail Delivery Agent (MDA), dan Mail User Agent (MUA) . Ketiga klasifikasi program email ini masing-masing memiliki tugas dan peran peting dalam proses pergerakan dan manajemen pesan pesan email.
b.Mail User Agent (MUA), mengirimkan /mentransfer email antar komputer dengan menggunakan SMTP. Sebuah pesan email mungkin saja sebelum sampai ketujuan melewati beberapa SMTP server lain. Contoh aplikasi MTA yaitu :Sendmail, Postfix, qmail, exim dll.
c. Mail Delivery Agent(MDA), bekerjasama dengan MTA untuk menagani pesan-pesan email yang datang untuk di letakkan /di distribusikan sesuai pada mailbox user masing-masing.
Di beberapa sistem , program MTA biasanya adalah program MDA juga. Di dalam beberapa kasus , MDA sebenarnya adalah sebuah Local Delivery Agent (LDA) seperti mail atau procmail. Mail User Agent(MUA), merupakan sinonim dari aplikasi email client. Sebuah MUA adalah sebuah program yang memungkinkan user membaca dan membuat pesan-pesan email. Selain itu banyak juga beberapa MUA yang memungkinkan mendownload email melalui protokol POP atau IMAP. Beberapa contoh MUA yaitu Mozilla mail, mutt, pine, Kmail, Netscape Mail, Eudora Microsoft Outlook dll.
4.    Protokol layanan E-Mail
Terdapat tiga protokol utama yang sering digunakan dalam layanan E-Mail :
A.    Simple Mail Transfer Protokol (SMTP)

Fungsi utama SMTP adalah menyampaikan E-Mail dari suatu host ke host lainnya dalam jaringan. Protokol ini tidak memiliki kemampuan untuk melakukan penyimpanan dan pengambilan E-Mail dari suatu mailbox. Service SMTP berjalan pada protokol TCP port 25, yang merupakan port standar service SMTP. Karena SMTP tidak memiliki kemampuan penyimpanan E-Mail dalam mailbox, maka diperlukan protokol lain untuk menjalankan fungsi tersebut yaitu POP3 dan IMAP. Dari sisi klien E-Mail, server SMTP merupakan sarana untuk melakukan outgoing connection atau mengirimkan pesan. Sedangkan untuk incoming connection digunakan protokol POP3.
B.    Post Office Protocol Version 3 (POP3)
Protokol POP yang banyak digunakan saat ini adalah versi 3 atau lebih dikenal sebagai POP3. Peran potokol ini adalah untuk mengambil E-Mail yang tersimpan dalam mailbox tiap user di mail server, yang biasanya juga berfungsi sekaligus sebagai SMTP server. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa SMTP tidak memiliki mekanisme penyimpanan E-Mail ke mailbox dan mendistribusikannya tiap user, sehingga protokol POP3 mengambil peran tersebut. Server POP3 menyimpan sementara E-Mail tiap user di dalam mail boxnya masing-masing sebelum akhirnya didownload oleh user bersangkutan menggunakan klien E-Mail seperti Outlook maupun Eudora. Dalam proses pengambilan tersebut klien E-Mail terhubung ke mail server menggunakan protokol POP3 yang berjalan pada TCP port 110.
C.    IMAP (Internet massage access protocol)
IMAP merupakan protocol standar untuk mengakses atau mengambil e-mail dari server dengan kelebihan sebagai berikut :
-Dapat memilih email yang akan diambil
-Membuat folder di server
-Mencari pesan e-mail di server    
-Menghapus pesan e-mail yang ada
-Mempertahankan e-mail pada server sehingga e-mail dapat dibuka kembali melalui device yang berbeda

Mail server menggunakan protocol IMAP yang berjalan pada TCP port 143.
5.    Cara kerja mail server
    Pada email server terdapat dua server yang berbeda yaitu incoming dan outgoing server. server yang biasa menangani outgoing email adalah server SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) pada port 25 sedangkan untuk menangani incoming email adalah POP3(Post Office Protcol) padaport 110 atau IMAP(Internet Mail Access Protocol) pada port 143.

Cara Kerja Mail Server
    Saat mengirim email maka email akan ditangani oleh SMTP server dan akan dikirim ke SMTP server tujuan, baik secara langsung maupun melalui melalui beberapa SMTP server dijalurnya. apabila server tujuan terkoneksi maka email akan dikirim, namun apabila tidak terjadi koneksi maka akan dimasukkan ke dalam queue dan di ‘resend setiap 15menit’. Apabila dalam 5 hari tidak ada perubahan maka akan diberikan undeliver notice ke inbox pengirim.

Cara Kerja Server & client
Apabila email terkirim email akan masuk pada POP3 server atau IMAP server. jika menggunakan POP3 server maka apabila kita hendak membaca email maka email pada server di download sehingga email hanya akan ada pada mesin yang mendownload email tersebut, dengan kata lain kita hanya bisa membaca email tersebut pada device yang mendownload email tersebut.berbeda dengan POP3 IMAP server mempertahankan email pada server sehingga email dapat dibuka kembali lewat device yang berbeda.
6.    Kelebihan dan Kekurangan Mail Server
a.Kelebihan
- Lebih menghemat bandwith
- Lebih cepat & efisien
- Mudah mengatur account
- Jika ada masalah dapat ditangani sendiri
b.Kekurangan
- Tidak praktis (infrastruktur, administrasi, dll)
- Keamanan email dari hacker
- Jika email keluar terkadang membutuhkan proses waktu yang lama
- Jika server down dan tidak ada backup maka dapat terjadi kehilangan email.

Sumber : Modul Panduan JKL 2016 Universitas Gunadarma